Как выбрать площадку
для проведения мероприятия?
Когда придуманы цели и задачи мероприятия, организаторы задаются закономерным вопросом: где провести событие? Выбор подходящей площадки — важная задача, которая оказывает прямое влияние на успех мероприятия. Рассмотрим семь пунктов для правильного выбора площадки.
Семь критериев выбора площадки
Чтобы провести мероприятие, рассчитанное на 200 человек, не берите площадку на 600 человек. Визуально такой зал будет смотреться пустым и неуютным, даже если соберутся все заявленные люди.
Для начала решается, какие цели ставятся перед мероприятием. Если это конференция или семинар, площадка должна иметь достаточное количество залов и оборудования для проведения лекций и дискуссий. Если же планируется корпоративное мероприятие, то понадобятся залы или рестораны для торжественной части и развлечений. Для разных целей — разные по размеру, формату и наполнению помещения.
Цели мероприятия
Количество человек
01
02
Формат напрямую зависит от целей и задач самого мероприятия: строгий бизнес-формат, тимбилдинг, фестиваль, деловое мероприятие. Он определяет, как будет проходить событие, какие этапы и действия будут выполняться.
Проведение мероприятия иногда требует оборудования, такого как проекторы, экраны, звуковые системы, столы, стулья, прочая мебель и так далее. Уточните, доступно ли это оборудование на площадке или придется его арендовать. Помните, что некоторые площадки разрешают использовать только собственное оборудование.
Формат мероприятия
Техническое оснащение площадки
03
04
Если вы организовываете и питание на мероприятии, то узнайте, есть ли возможность заказать кейтеринг на площадке или вы должны заранее организовать его самостоятельно. Например, лофты универсальны — в них можно привезти оборудование и заказать кейтеринг на любой вкус.
Расположение площадки также играет важную роль. Убедитесь, что она удобно расположена для гостей и обладает достаточными транспортными коммуникациями. Также обратите внимание на наличие отелей, ресторанов и других необходимых объектов вблизи. Учитывайте удаленность от метро, основных магистралей, офиса или, например, Кремля — всегда звучат разные требования.
Возможность кейтеринга
Территориальное расположение
05
06
Концепция мероприятия должна совпадать с площадкой. Например, вечеринку в стиле глэм-рок невозможно провести в уютном загородном доме в русском стиле. Также учитывайте, что для создания подходящей атмосферы понадобится большое количество декораций.
Тематика мероприятия
07
Шесть советов при аренде и использовании площадки
Не полагайтесь только на фотографии и описания, посетите площадку лично. Таким образом, вы оцените атмосферу, состояние помещений, узнаете о наличии дополнительных удобств и сможете задать вопросы представителям площадки.
Осмотрите площадку
Делимся советами, которые будут полезны при аренде и использовании выбранной площадки.
Просмотрите отзывы о площадке от предыдущих клиентов. Это поможет получить представление о качестве обслуживания, условиях и уровне удовлетворенности других людей.
Учитывайте отзывы и рекомендации
Этот план — ключевой инструмент при планировании размещения и организации зон на мероприятии. С его помощью вы можете наглядно показать участникам, партнерам и команде детали, которые связаны с планом площадки. Например, где разместить гардеробные стойки, гримерки или кулер с водой.
Просите поэтажный план
Не останавливайтесь на одной площадке, проведите сравнительный анализ нескольких вариантов. Сравните их по цене, удобствам, качеству обслуживания, доступности и другим параметрам, которые важны для мероприятия.
Проведите сравнительный анализ
Как только вы определитесь с выбором площадки, обратитесь к администрации или менеджеру для бронирования нужной вам даты. Эта опция ограничена по времени, но зато не предполагает оплаты и дает время для обдумывания и принятия итогового решения.
Забронируйте площадку
В случаях, когда обе стороны имеют взаимный интерес в привлечении большого количества людей, администрация площадки помогает с анонсированием события. Это включает в себя размещение информации о мероприятии на официальном сайте площадки, в социальных сетях и других каналах. Также возможны дополнительные маркетинговые ходы, такие как рассылка приглашений или реклама на месте проведения.
Узнайте возможность площадки анонсировать предстоящий ивент
на это рекомендуем обратить внимание как при выборе площадки, так и при аренде и использовании
Организация мероприятий — кропотливое, но интересное дело, с которым наше агентство справляется на «Ура»! Уверены, что информация была полезна!
Оставайтесь с нами и получайте больше пользы с UTS
Далее мы расскажем, как ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ ИДЕЮ ДЛЯ БУДУЩЕГО МЕРОПРИЯТИЯ!
